Mengelola anggaran proyek adalah tahap penting dalam manajemen proyek. Hal ini melibatkan aspek sensitif dari pengeluaran dan sumber daya keuangan.
Sebagai seorang project manager, tujuan Anda adalah memastikan semua proyek Anda selesai. Jika Anda tidak dapat mengelola dana secara efisien, Anda berisiko tidak bisa menyelesaikan proyek tersebut.
Apa Itu Anggaran Proyek?
Definisi
Anggaran proyek adalah bagian dari proses keuangan yang dapat dibagi menjadi tiga fase:
- Estimasi biaya: Ditentukan dengan merujuk pada biaya aktual dari proyek serupa jika memungkinkan, dan terkait dengan perkiraan waktu penyelesaian.
- Penyusunan anggaran proyek: Hal ini dialokasikan berdasarkan rincian proyek.
- Pengendalian biaya: Metode perhitungan populer yang digunakan dalam manajemen proyek adalah Earned Value Management atau Kurva-S. Ini digunakan untuk mengukur kemajuan proyek dan mengantisipasi langkah-langkah berikutnya dengan cara membandingkan perkiraan dengan tindakan yang sedang dilakukan dan biaya terkait.
Sebagai representasi keuangan dan realistis dari proyek Anda, anggaran proyek terdiri dari:
- Daftar dan identifikasi pengeluaran,
- Pendapatan yang telah diperoleh atau sedang dalam proses diperoleh.
Merencanakan dan menyusun strategi di awal akan memungkinkan Anda menetapkan anggaran proyek yang relevan serta langkah-langkah untuk meninjaunya secara berkala. Anggaran ini kemudian dapat digunakan untuk memantau proyek dan melihat apakah proyek tersebut berjalan dengan sukses.
Oleh karena itu, di antara misinya, seorang project manager harus:
- Menilai kelayakan proyek (studi market, estimasi anggaran, dan sumber daya yang tersedia, dll.)
- Menetapkan tujuan
- Merincikan proyek dan menjadwalkan tugas
- Mengalokasikan sumber daya manusia dan material
- Mengidentifikasi faktor risiko
- Merencanakan proyek dan jadwal
- Membuat perkiraan dan mengalokasikan anggaran proyek
- Menyajikan validasi kepada manajemen dan melakukan koreksi jika diperlukan
- Memantau kemajuan proyek
- Menyesuaikan jadwal dan anggaran secara real-time.
Di sini kita akan fokus pada langkah ke-7, yang mengingat posisinya, merupakan langkah penting antara fase strategis dan operasional.
Tujuan
Dengan alat perencanaan ini, Anda dapat memvisualisasikan kelayakan proyek Anda di awal, melakukan penyesuaian, dan mencapai target atau margin yang diharapkan.
Anggaran proyek dapat digunakan untuk:
- Membantu dalam proses pengambilan keputusan,
- Mempertimbangkan beberapa hipotesis tindakan, baik yang ambisius maupun tidak,
- Mengantisipasi hasil masa depan,
- Menghadapkan keinginan Anda dengan realitas ekonomi,
- Mengajukan pendanaan atau kemitraan,
- Menyajikan proyek yang kredibel dan layak,
- Menganalisis dan membandingkan perkiraan dengan pengeluaran dan pendapatan aktual secara berkala,
- Menyesuaikan proyek Anda sesuai kebutuhan.
Apa yang Harus Disertakan dalam Persiapan Anggaran Proyek Anda?
Seperti anggaran lainnya, anggaran proyek dibagi menjadi dua bagian, yakni pengeluaran dan pendapatan, yang kemudian dibagi lagi menjadi beberapa kategori.
Pengeluaran
Pengeluaran dihitung terlebih dahulu, dengan di sisi lain pendapatan disesuaikan sesuai jumlahnya.
1. Biaya Langsung (Direct Costs):
- Jumlah gaji sumber daya manusia internal sebanding dengan jumlah jam (yang direncanakan) yang didedikasikan untuk proyek.
Perhitungan: gaji bruto + biaya gaji dan beban perusahaan * jam kerja * jumlah bulan atau minggu (tergantung apakah itu anggaran bulanan atau tahunan).
Ini disebut sebagai “full-time equivalent”. - Biaya operasional (pengadaan, subkontrak),
- Biaya tenaga kerja eksternal dikalikan dengan durasi intervensi,
- Biaya pembelian atau penyewaan peralatan khusus untuk proyek (misalnya: persediaan, kertas, penyewaan ruang pelatihan, dll),
- Biaya terkait komunikasi proyek (grafis, percetakan, biaya penyebaran, dll.),
- Biaya perjalanan, rapat, dan sebagainya.
2. Biaya tidak langsung (Indirect Costs):
Untuk biaya sumber daya yang dialokasikan ke beberapa proyek, tidak secara eksklusif untuk proyek yang dimaksud, dibagi dengan kunci distribusi
Berikut adalah contohnya:
Untuk mengalokasikan biaya sewa, ambil waktu penggunaan rata-rata dari ruang sesuai dengan ukuran setiap proyek, dan distribusikan dalam persentase. Jika proyek 1 menggunakan ruang 20%, proyek 2 sebesar 30%, dan proyek 3 sebesar 50% dari total waktu, maka 20% dari biaya sewa, listrik, air, dan lainnya harus dialokasikan ke proyek 1 dan begitupun seterusnya.
- Biaya lain-lain: air, listrik, tagihan telepon, sewa dan biaya sewa, asuransi, pemeliharaan ruang dan peralatan,
- Biaya manajemen: gaji untuk layanan yang bersifat transversal terhadap perusahaan atau yang disubkontrakkan (departemen hukum, departemen akuntansi, keamanan),
- Pajak,
- Biaya keuangan: pinjaman bank, bunga yang harus dibayar, premi,
- Biaya komunikasi.
Pendapatan
- Penjualan produk,
- Biaya layanan,
- Subsidi,
- Kemitraan,
- Pembiayaan mandiri.
Pengendalian Biaya
Metode perhitungan populer yang digunakan dalam manajemen proyek adalah Earned Value Management atau Kurva-S. Ini digunakan untuk mengukur kemajuan proyek dan mengantisipasi langkah-langkah berikutnya dengan membandingkan perkiraan dengan tindakan yang sedang dilakukan dan biaya terkait.
10 Tips Untuk Membuat Anggaran Proyek yang Sukses
Berikut adalah 10 tips untuk membantu Anda membuat anggaran proyek yang sukses:
Tip 1: Jangan Abaikan Fase Analisis Investasi
Fase analisis investasi mencakup perhitungan perkiraan pengembalian investasi (Return on Investment/ROI), serta studi proyeksi cash flow. Ini digunakan untuk menilai proyek dalam portofolio (Portfolio Project Management/PPM, dalam kasus di mana beberapa proyek dijalankan secara paralel).
Tip 2: Diversifikasi Sumber Pendanaan
Anggaran proyek dapat digunakan untuk mendiversifikasi sumber pendanaan (publik, swasta, dll.) dari asosiasi yang menangani permintaan subsidi. Selain itu, anggaran ini dapat digunakan untuk meyakinkan setiap investor. Sebagian pendanaan mandiri sering ditambahkan untuk menutupi selisih antara sumber daya dan pengeluaran yang direncanakan untuk menunjukkan keterlibatan perusahaan.
Meskipun tidak bertujuan mencari margin (sifat nirlaba), target Anda seharusnya hanya mencapai keseimbangan keuangan. Selain itu, investor tidak dimaksudkan untuk membantu Anda menghasilkan keuntungan, tetapi membantu Anda mencapai tujuan.
Apa pun jenis bisnisnya, merencanakan proyek dan mendiversifikasi sumber pendanaan dapat membantu mengatasi penarikan salah satu sumber.
Tip 3: Hargai Kontribusi Barang Dan Jasa Anda
Perkirakan pengeluaran “bernilai” Anda (meminjam peralatan, ruang, relawan). Ini penting bagi asosiasi yang mengajukan hibah atau perusahaan yang meminta partisipasi dari mitra. Anda sering kali harus mengonversi jumlah yang diminta menjadi persentase dari total proyek. Jika ruang ada harganya, total anggaran naik, tetapi bagian yang diminta dari penyandang dana turun sebagai persentase.
Tip 4: Bagi Anggaran Anda
Daripada membuat anggaran untuk sepanjang umur proyek, cobalah membuatnya per bulan. Ini memungkinkan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang anggaran proyek dan dapat menyesuaikannya sesuai dengan tantangan yang mungkin muncul (perubahan pemasok, keterlambatan). Ini juga mengurangi margin kesalahan.
Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan lembar Excel dengan fase utama proyek di kolom header, bulan di baris terpisah, dan biaya setiap tahap di titik persimpangannya. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah menjumlahkan total anggaran yang diperkirakan.
Anda juga dapat membuat anggaran proyek berdasarkan jenis pengeluaran. Pada setiap tinjauan anggaran, penting untuk mengidentifikasi kerugian dan keuntungan dengan cepat.
Tip 5: Libatkan Rekan Kerja Anda
Sebagai project manager, Anda bertanggung jawab atas operasional. Namun, Anda mungkin tidak selalu mengetahui semua elemen yang harus ada dalam perkiraan akuntansi. Anda juga mungkin tidak mengetahui pengeluaran dan kebutuhan departemen lain yang berkontribusi pada fase operasional proyek (pemasaran, penelitian dan pengembangan, dll.).
Dimensi kolaboratif adalah faktor kesuksesan lain dalam manajemen proyek. Anda harus melibatkan rekan kerja saat membuat anggaran proyek untuk menggabungkan pengetahuan praktis dan aktivitas dari setiap anggota.
Sangat tidak disarankan untuk mendelegasikan tugas ini sepenuhnya kepada akuntan. Administrasi dan lapangan harus berjalan beriringan.
Tip 6: Temukan Harga yang Tepat
Sangat wajar untuk meremehkan atau melebih-lebihkan pengeluaran Anda.
Melebihkan
Bertentangan dengan apa yang mungkin Anda baca atau dengar, jangan menggembungkan pengeluaran. Margin keamanan kecil (+ 5%) untuk pengeluaran yang tidak pasti diperbolehkan, tetapi secara umum, lebih baik tetap sedekat mungkin dengan perkiraan yang sebenarnya.
Sebaliknya, disarankan untuk menyisihkan cadangan dana agar Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang kegagalan peralatan atau peningkatan pengeluaran, misalnya.
Beberapa bisnis lebih memilih untuk menambahkan baris berjudul “biaya manajemen” yang setara dengan 10% dari total anggaran di bagian bawah tabel.
Meremehkan
Demikian pula, Anda tidak boleh meremehkan pengeluaran Anda. Anggaran yang terbatas akan segera berubah menjadi sumber masalah dan konflik di antara beberapa tugas.
Pada tahap pelaksanaan proyek, analisis faktor risiko untuk menghindari situasi seperti ini.
Tip 7: Jangan Meremehkan Tenggat Waktu
Waktu adalah uang. Jika Anda berencana meluncurkan produk terlalu cepat, penundaan bisa membuat anggaran Anda melonjak (perpanjangan kampanye email, pembatalan dan penjadwalan ulang reservasi tempat acara, dll.).
Selain itu, jika Anda meminta karyawan untuk memperkirakan beban kerja mereka di masa depan, sadari bahwa mereka cenderung terlalu optimis. Tambahkan margin keamanan sebesar 20% pada waktu yang mereka perkirakan untuk setiap tugas.
Tip 8: Pantau Anggaran Anda
Ini adalah cara untuk melacak pengeluaran dan waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim untuk setiap tugas. Kemudian, bandingkan biaya yang diperkirakan dengan biaya aktual untuk mengantisipasi apa yang akan terjadi selanjutnya.
Tip 9: Komunikasikan dengan Tim Anda
Sebagai manajer yang baik, Anda tahu bahwa kesuksesan proyek tidak hanya bergantung pada manajemen proyek yang baik. Kesuksesan juga tergantung pada keterampilan dan komitmen karyawan Anda untuk memuaskan klien.
Jadi, komunikasi internal, terutama terkait anggaran proyek dan perkembangannya, akan:
- Memancing kecerdasan kolektif,
- Meningkatkan keterampilan,
- Menggabungkan bakat,
- Memperbaiki hubungan dalam tim,
- Menyelaraskan beban kerja,
- Membuat karyawan merasa aman,
- Mengurangi banyak faktor risiko terkait sumber daya manusia (kecelakaan, kehilangan semangat, beban kerja berlebihan, dll.).
Tip 10: Pertahankan Spreadsheet Anggaran Anda
Jangan buat spreadsheet anggaran proyek Anda di Excel atau gunakan template anggaran proyek.
Jika Anda membuat spreadsheet anggaran proyek di Excel, Anda memerlukan latar belakang akuntansi yang kuat untuk memikirkan semua pengeluaran dan mengetahui di mana harus meletakkannya.
Selain itu, tidak disarankan menggunakan template anggaran proyek karena setiap proyek itu unik, dan Anda mungkin berurusan dengan proyek yang kompleks yang tidak dapat disesuaikan dengan template yang telah dikonfigurasikan sebelumnya.
Apakah Anda menggunakan Excel atau perangkat lunak yang lebih canggih, catat data perhitungan Anda, sehingga Anda dapat kembali dan memahami bagaimana Anda mencapai hasil tertentu.
Anggaran Proyek, Faktor Kunci Dalam Manajemen Proyek
Seperti yang Anda pahami, sangat penting untuk memberikan waktu dan perhatian yang diperlukan saat mengembangkan strategi proyek Anda. Anda harus mempertimbangkan beberapa faktor, termasuk waktu, sumber daya keuangan, tujuan, dan sumber daya manusia.
Solusi yang disajikan di atas akan memungkinkan Anda merampingkan organisasi Anda, meningkatkan manajemen, dan memantau proyek Anda.
Sekarang semuanya terserah Anda untuk menemukan solusi yang paling cocok. Beritahu kami bagaimana Anda mengelola anggaran proyek Anda!
Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!
