Hampir setiap proyek memerlukan persetujuan—baik itu berupa “lampu hijau” dari tim Anda maupun dukungan dari pemangku kepentingan eksekutif. Anda mungkin sudah familiar dengan penggunaan project plan atau project charter untuk mengajukan inisiatif baru dan mendapatkan persetujuan proyek. Namun, jika proyek yang Anda usulkan melibatkan investasi bisnis yang signifikan, Anda mungkin perlu menyusun sebuah business case.
Jika Anda belum pernah menulis business case, jangan khawatir. Dengan beberapa sumber daya dan sedikit perencanaan, Anda dapat membuat business case yang membantu Anda memperoleh sumber daya dan dukungan yang diperlukan untuk mengelola proyek yang sukses.
Apa itu Business Case?
Business case adalah dokumen yang menjelaskan nilai atau manfaat yang akan diperoleh perusahaan jika menjalankan investasi bisnis atau inisiatif tertentu. Inisiatif ini bisa berupa berbagai hal, seperti strategi peluncuran produk atau fitur baru, proposal untuk meningkatkan anggaran pada inisiatif yang sedang berjalan, atau investasi besar dengan agensi atau kontraktor baru.
Business case yang kuat akan menguraikan manfaat yang diharapkan dari keputusan investasi tersebut. Pemangku kepentingan utama akan menggunakan business case yang Anda ajukan untuk menentukan apakah inisiatif tersebut layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Jika Anda belum pernah membuat business case, dokumen ini mungkin terdengar mirip dengan dokumen perencanaan proyek lainnya. Berikut adalah perbandingannya:
Perbedaan antara Business Case dan Business Plan
Business case adalah proposal untuk strategi baru atau inisiatif yang besar. Dokumen ini seharusnya menguraikan kebutuhan bisnis dan manfaat yang akan diperoleh perusahaan dari menjalankan peluang tersebut.
Sebaliknya, Business Plan adalah rencana untuk bisnis baru secara keseluruhan. Biasanya, Business Plan dibuat untuk memetakan strategi bisnis, pernyataan misi dan visi, serta cara Anda meraih tujuan tersebut. Anda mungkin membuat Business Plan untuk bisnis yang sudah ada, tetapi hal ini hanya dilakukan jika Anda berencana membawa bisnis ke arah yang benar-benar baru.
Business Case vs. Executive Summary
Executive Summary adalah ringkasan dari dokumen penting yang mencakup fakta utama dan detail yang perlu diketahui oleh pemangku kepentingan proyek jika mereka tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh dokumen. Bahkan, langkah terakhir dalam penulisan business case adalah menyusun Executive Summary yang memuat detail penting dan strategis yang perlu diketahui oleh pemangku kepentingan.
Business Case vs. Project Charter
Jika Anda perlu membuat ringkasan singkat (elevator pitch) untuk proyek Anda, tetapi tidak memerlukan seluruh rincian dalam business case, Anda mungkin memerlukan project charter. Mirip dengan business case, project charter menguraikan detail utama dari sebuah inisiatif. Secara khusus, project charter mencakup tiga elemen utama proyek Anda: tujuan proyek, ruang lingkup proyek, dan pemangku kepentingan utama proyek. Tim manajemen kemudian akan menggunakan project charter untuk menyetujui pengembangan proyek lebih lanjut.
Apakah Anda Membutuhkan Business Case?
Tidak semua proyek memerlukan business case—atau bahkan project charter. Rencanakan untuk membuat business case hanya untuk inisiatif atau investasi yang membutuhkan sumber daya bisnis yang signifikan. Jika Anda mengerjakan inisiatif yang lebih kecil, pertimbangkan untuk membuat project charter guna mengajukan ide proyek Anda kepada pemangku kepentingan yang relevan.
Meskipun Anda tidak perlu mempresentasikan proyek kepada pemangku kepentingan, Anda tetap harus siap menjawab pertanyaan dasar tentang proyek yang diusulkan, seperti:
- Apa tujuan proyek ini?
- Mengapa kita mengerjakan proyek ini?
- Bagaimana proyek ini berhubungan dengan tujuan dan sasaran organisasi?
- Metode pengukuran apa yang akan kita gunakan untuk menilai keberhasilan proyek?
- Siapa yang bekerja dalam proyek ini?
- Kapan proyek ini akan selesai?
5 Langkah untuk Membuat dan Memaparkan Business Case
Business case Anda tidak hanya harus mencakup fakta dan angka utama—tetapi juga menceritakan kisah tentang mengapa menjalankan investasi atau inisiatif tertentu merupakan ide yang baik bagi bisnis Anda. Jika ragu, hindari istilah teknis dan tetap ringkas—namun selalu fokus pada nilai proyek yang akan disampaikan. Jika ini pertama kalinya Anda membuat business case, jangan khawatir. Ikuti 5 langkah berikut untuk membuatnya:
1. Kumpulkan Masukan
Anda tidak perlu menulis business case sendirian. Pastikan anggota tim dan pemangku kepentingan yang tepat untuk berkontribusi pada bagian yang relevan. Misalnya, tim IT harus terlibat dalam keputusan terkait tools dan jadwal, sementara tim keuangan harus meninjau bagian anggaran dan manajemen risiko. Jika Anda membuat business case untuk mengusulkan inisiatif, lini produk, atau persona pelanggan baru, pastikan Anda juga berkonsultasi dengan pakar di bidang tersebut.
2. Rencanakan untuk Menulis Business Case Secara Tidak Berurutan
Beberapa bagian pertama dalam business case Anda—seperti Executive Summary—sebenarnya harus ditulis terakhir, setelah Anda memiliki semua sumber daya dan informasi untuk membuat rekomendasi yang tepat. Executive Summary Anda akan memaparkan semua temuan dan memberikan rekomendasi berdasarkan berbagai faktor. Dengan mengumpulkan detail tersebut terlebih dahulu—seperti tujuan proyek, informasi keuangan, dan risiko proyek—Anda dapat memastikan bahwa Executive Summary mencakup semua informasi yang relevan.
3. Bangun Business Case Secara Bertahap
Business case menggambarkan investasi signifikan bagi perusahaan Anda. Demikian pula, menulis business case adalah investasi waktu yang besar. Tidak semua inisiatif cocok untuk bisnis Anda—jadi pastikan Anda terus memeriksa pekerjaan Anda dengan pemangku kepentingan selama proses berlangsung. Anda tentu tidak ingin menghabiskan waktu berjam-jam atau berminggu-minggu untuk membuat dokumen ini hanya untuk ditolak oleh pemangku kepentingan eksekutif sejak awal.
Pertimbangkan untuk melakukan soft launch dengan menyajikan kerangka business case kepada sponsor proyek atau pemangku kepentingan eksekutif yang memiliki hubungan baik dengan Anda. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa inisiatif tersebut layak untuk dilanjutkan. Kemudian, saat Anda menyusun berbagai bagian dalam business case, konsultasikan kembali dengan pemangku kepentingan utama untuk memastikan tidak ada halangan besar.
4. Rapikan Dokumen
Saat Anda menyusun bagian-bagian business case, mungkin perlu memperbaiki bagian lain yang telah dibuat sebelumnya. Misalnya, setelah Anda menyelesaikan analisis biaya-manfaat bersama tim keuangan, pastikan untuk memperbarui risiko proyek terkait anggaran.
Sebelum mempresentasikan business case, lakukan pembacaan akhir bersama pemangku kepentingan utama untuk mencari bagian-bagian yang bisa diperbaiki lebih lanjut. Pada tahap ini, Anda juga perlu menulis Executive Summary yang akan ditempatkan di bagian atas dokumen. Bergantung pada panjang business case, Executive Summary sebaiknya sepanjang satu hingga dua halaman.
5. Presentasikan Business Case
Langkah terakhir adalah mempresentasikan business case Anda. Mulailah dengan elevator pitch singkat yang menjawab what, why, dan how dari proposal Anda. Anggap presentasi ini sebagai kesempatan untuk menjelaskan kebutuhan bisnis saat ini, bagaimana proposal Anda menjawab kebutuhan tersebut, dan manfaat apa yang akan diperoleh bisnis. Pastikan untuk membahas risiko atau kekhawatiran yang mungkin dimiliki audiens Anda.
Jangan membahas business case halaman demi halaman. Sebaiknya, bagikan dokumen tersebut kepada pemangku kepentingan sebelum presentasi agar mereka dapat membacanya terlebih dahulu. Setelah presentasi, bagikan kembali dokumen tersebut agar pemangku kepentingan dapat mendalami detailnya.
Daftar “Checklist” Business Case
1. Mulailah dengan “Why”
Bagian pertama dari business case adalah kesempatan Anda untuk membuat argumen yang meyakinkan tentang proyek baru. Pastikan Anda menyusun argumen yang menarik minat dan memenuhi kebutuhan audiens Anda. Meskipun ini merupakan bagian pertama dalam business case, sebaiknya tulis bagian ini terakhir. Selain mencakup elemen tradisional dari Executive Summary, pastikan Anda menjawab:
- Masalah bisnis apa yang akan diselesaikan oleh proyek Anda? Ini adalah kesempatan Anda untuk menjelaskan mengapa proyek Anda penting dan mengapa pemangku kepentingan eksekutif harus mempertimbangkan inisiatif ini.
- Apa tujuan bisnis Anda? Apa yang akan terjadi di akhir proyek ketika sukses? Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan—dan apa arti proyek yang berhasil bagi bisnis Anda?
- Bagaimana business case ini bisa sesuai dengan rencana strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan? Pastikan business case Anda terhubung dengan tujuan perusahaan yang penting. Inisiatif yang diusulkan dalam business case harus mendukung visi perusahaan.
2. Gambarkan Keuangan dan Return on Investment (ROI)
Pada tahap ini, Anda harus menjelaskan dasar-dasar keuangan proyek. Jangan mengerjakan bagian ini sendirian—kerjakan bersama tim keuangan perusahaan Anda. Bagian ini harus menjawab:
- Berapa biaya proyek ini? Meski inisiatif ini baru bagi perusahaan Anda, lakukan riset untuk memperkirakan biaya proyek.
- Berapa biaya setiap komponen proyek? Selain memperkirakan total biaya keseluruhan, uraikan biaya dari setiap komponen proyek, seperti alat baru, sumber daya intelijen kompetitif, biaya agensi, dll.
- Apa ROI yang diharapkan? Setelah membahas biaya, jelaskan bagaimana perusahaan Anda akan memperoleh manfaat dari inisiatif ini. Sertakan juga cara Anda menghitung ROI.
- Bagaimana proyek ini akan memengaruhi arus kas? Arus kas adalah jumlah uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Investasi besar akan memengaruhi arus kas secara negatif, tetapi ROI yang tinggi diharapkan memberikan dampak positif.
- Apa analisis sensitivitasnya? Analisis sensitivitas adalah ringkasan ketidakpastian angka Anda. Jelaskan variabel-variabel yang memengaruhi business case Anda dan bagaimana variabel tersebut dapat memengaruhi proyeksi Anda.
3. Pratinjau Detail Proyek
Business case Anda mengusulkan inisiatif baru. Selain risiko keuangan, luangkan waktu untuk menguraikan detail proyek, seperti:
- Tujuan proyek dan deliverables utama: Apa yang akan dicapai di akhir proyek? Apa saja yang akan dibuat atau diselesaikan setelah proyek selesai?
- Rencana proyek: Rencana proyek adalah cetak biru elemen penting yang perlu dicapai tim untuk mencapai tujuan proyek dengan sukses.
- Cakupan proyek: Apa batasan proyek Anda? Tujuan, deliverables, dan tenggat waktu yang akan Anda kejar.
- Daftar pemangku kepentingan: Siapa saja pemangku kepentingan dan pengambil keputusan utama untuk pekerjaan ini? Ini bisa mencakup anggota tim proyek, sponsor eksekutif, serta pemangku kepentingan eksternal.
- Road map proyek: Anda tidak perlu memberikan timeline proyek yang terperinci, cukup gambarkan urutan tahap-tahap proyek secara umum. Gunakan perangkat lunak seperti Gantt-chart untuk menyusun road map, termasuk milestones yang penting.
- Ketergantungan proyek: Apakah ada hal yang dapat menghambat proyek dimulai? Apakah pekerjaan ini bergantung pada pekerjaan lain yang sedang berlangsung?
4. Diskusikan Risiko Proyek
Setelah Anda menguraikan dampak keuangan dan detail penting proyek, pastikan untuk menyertakan potensi risiko proyek. Jika belum, buatlah rencana manajemen risiko proyek untuk business case Anda. Manajemen risiko proyek bukanlah tentang menghilangkan risiko sepenuhnya—melainkan tentang mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons secara proaktif terhadap potensi risiko proyek. Dengan mendefinisikan setiap risiko proyek dan dampaknya, Anda dan tim proyek akan lebih siap untuk mengelola dan menghindari risiko tersebut.
Dalam bagian risiko pada business case, sertakan:
- Analisis risiko dari potensi risiko proyek. Apa risiko tersebut? Seberapa besar kemungkinan risiko ini terjadi? Bagaimana tingkat prioritasnya?
- Asumsi yang Anda buat (jika ada). Dalam manajemen risiko proyek, asumsi adalah hal-hal yang dianggap benar tentang proyek tanpa adanya jaminan fakta. Mengambil keputusan proyek berdasarkan asumsi dapat membuka proyek terhadap risiko. Pastikan setiap asumsi proyek dikonfirmasi untuk menghindari membahayakan kesuksesan proyek.
- Alternatif yang sebanding di pasar. Jika Anda menulis business case untuk mengusulkan produk baru atau pendekatan baru di pasar, evaluasi apa saja yang sudah ada. Apakah alternatif ini dapat memengaruhi penilaian keuangan atau keberhasilan proyek Anda?
5. Buat Rencana Aksi
Dalam bagian terakhir business case, uraikan bagaimana Anda akan mengubah business case ini menjadi proyek yang dapat diimplementasikan. Bagian ini harus menjawab pertanyaan seperti:
- Bagaimana keputusan akan dibuat? Siapa yang bertanggung jawab atas proyek ini? Siapa sponsor proyeknya? Jika belum dilakukan, pertimbangkan untuk membuat diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk menguraikan tanggung jawab proyek.
- Bagaimana progress akan diukur dan dilaporkan? Tidak semua pemangku kepentingan proyek perlu diberitahu tentang setiap perubahan proyek. Uraikan bagian-bagian penting dari rencana komunikasi proyek Anda, serta bagaimana Anda akan menyampaikan pembaruan status proyek.
- Apa langkah selanjutnya? Jika tim manajemen menyetujui business case ini, langkah apa yang akan Anda ambil untuk mulai mengimplementasikannya?
Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!
