Dalam dunia proyek, seorang project manager membutuhkan tools yang dapat membantunya dalam mengawasi pelaksanaan proyek mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaiannya. Tools ini juga yang akan berguna untuk mengatur tugas dalam tim secara efektif.
Dengan manajemen proyek yang baik dan didukung tools yang andal, akan memungkinkan project manager sekaligus tim untuk mengontrol anggaran, manajemen kualitas, kebutuhan dokumentasi proyek dan sebagainya.
Perlu digarisbawahi bahwa penggunaan tools ini bisa membantu/memaksimalkan pengelolaan suatu proyek dan tanpanya bukan berarti proyek tidak akan berjalan. Tidak dapat dipungkiri kemajuan teknologi saat ini turut memudahkan pekerjaan kita menuju hasil yang maksimal.
Kenapa Pelaksanaan Proyek Perlu Menggunakan Tools?
Dalam pelaksanaan suatu proyek, begitu banyak hal dan informasi yang harus dikoordinasikan. Selain itu, karena melibatkan banyak orang dalam tim, sehingga tools manajemen proyek sangat perlu untuk digunakan. Alasan lainnya adalah sebagai berikut:
- Membentuk keselarasan antar anggota tim. Hal tersebut dapat tercapai melalui pengaturan resources yang ada secara optimal
- Menghemat waktu dan memudahkan dalam setiap tahapannya
- Memudahkan komunikasi antar tim yang terlibat, salah satunya akses informasi yang merata
- Meminimalisir terjadinya resiko karena setiap tahapan pelaksanaan proyek dapat dipantau dengan saksama dan secara real-time
Tools untuk Manajemen Proyek
Berikut rekomendasi 5 tools untuk manajemen proyek yang akan memudahkan pekerjaan:
1. Trello
Trello dibuat pada tahun 2011 oleh Fog Creek Software dan dijual ke Atlassian pada Januari 2017.
- Kelebihan
- Perubahan apapun akan mudah terlihat secara langsung oleh anggota tim
- Mudah melakukan penambahan atau pengurangan anggota dalam proyek
- Mudah digunakan dan responsif
- Memiliki fitur notifikasi yang baik
- Bisa langsung mengirim dokumen atau menulis keterangan projek tanpa perlu aplikasi tambahan
- Kekurangan
- Penggunaanya memerlukan koneksi internet
- Tidak bisa mengedit komentar
- Pengaturan tugas akan makin sulit dilakukan jika proyek atau tugas semakin banyak
2. Jira
Menurut situs resminya, Jira awalnya diluncurkan pada tahun 2002 oleh Atlassian hanya sebagai aplikasi untuk mendeteksi bugs dalam suatu perangkat lunak. Namun dalam perkembangannya, Jira telah bertransformasi menjadi aplikasi untuk mengatur berbagai jenis keperluan, khususnya dalam hal pengembangan perangkat lunak.
- Kelebihan
- Sangat cocok digunakan dalam proyek pengembangan perangkat lunak
- Mudah dihubungkan dengan tools pengembang perangkat lunak lainnya
- Dapat digunakan untuk berbagai jenis proyek, tidak hanya IT
- Sangat mendukung kolaborasi antar tim
- Bisa langsung mengirim dokumen atau menulis keterangan projek tanpa perlu aplikasi tambahan
- Kekurangan
- Untuk memahami fiturnya, bisa membutuhkan waktu yang cukup lama
- Harus digunakan dengan cermat karena banyak fitur-fitur di dalamnya
3. ClickUp
ClickUp didirikan oleh Zeb Evans (CEO) dan Alex Yurkowski (CTO) pada tahun 2017. ClickUp dirancang untuk menawarkan solusi produktivitas gabungan yang menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan kolaborasi dengan mengintegrasikan berbagai fitur yang sering kali berdiri sendiri di seluruh manajemen tugas, perpesanan, dokumen, spreadsheet, penetapan tujuan, dan banyak lagi.
- Kelebihan
- Memiliki antarmuka yang dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan tim
- Memiliki antarmuka yang sederhana dan intuitif yang memudahkan anggota tim untuk menavigasi dan menggunakan platform serta mengelola tugas
- Menawarkan berbagai alat kolaborasi, termasuk komentar dan mention untuk memastikan anggota tim dapat berkomunikasi secara efektif
- Menyediakan fitur pelacakan waktu bawaan untuk melacak waktu yang dihabiskan pada setiap tugas dan proyek
- Menyediakan serangkaian fitur pelaporan yang memungkinkan Anda menghasilkan laporan terperinci tentang kinerja tim dan proyek Anda
- Terintegrasi dengan berbagai alat pihak ketiga, termasuk Slack, Trello, Google Drive, dan Zapier. Fitur ini memudahkan kolaborasi dengan tim eksternal dan menyinkronkan data di berbagai platform.
- Kekurangan
- Memerlukan waktu untuk membiasakan diri cara penggunaanya karena banyaknya fitur dan opsi yang dapat disesuaikan
- Integrasi yang tidak seluas alat manajemen proyek lainnya. Hal ini bisa membuat frustasi jika ingin menghubungkannya dengan alat lain yang sudah digunakan.
- Struktur paket harga yang kompleks
- Platform akan menjadi sulit diatur jika terlalu banyak pengguna/anggota dalam tim
- Beberapa fitur tidak tersedia di versi mobile.
4. Asana
Asana dibuat oleh co-founder Facebook Dustin Moskovitz dan ex-teknisi Facebook Justin Rosenstein. Keduanya bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas karyawan Facebook saat itu. Asana diluncurkan secara komersil pada April 2012. Saat ini, Asana dapat diakses melalui website ataupun aplikasi pada android dan iOS.
- Kelebihan:
- Memiliki Antarmuka yang sederhana dan pada akhirnya menghasilkan pengalaman pengguna yang jauh lebih baik. Program yang mudah digunakan lebih baik daripada alat yang paling canggih jika sulit dinavigasi
- Terintegrasi dengan banyak pilhan aplikasi manajemen proyek lainnya, seperti Google Drive, Microsoft Teams, dan Slack
- Kekurangan:
- Tidak ada fitur pelacakan dan pengelolaan waktu
- Sulit digunakan bagi pengguna yang benar-benar baru dalam manajemen proyek
- Fitur penetapan yang kurang bagus jika dibanding tools lainnya. Hanya satu pengguna yang dapat ditugaskan untuk suatu tugas pada waktu tertentu.
5. ProjectManager.com
ProjectManager.com didirikan di Selandia Baru pada tahun 2008 oleh CEO Jason Westland. Tools manajemen proyek ini merupakan Software as a Service (SaaS) untuk manajer dan tim bisnis.
- Kelebihan:
- Memiliki Antarmuka pengguna yang lugas dan intuitif, sehingga memudahkan pengguna untuk menavigasi aplikasi
- Pengguna dapat memvisualisasikan garis waktu dan jadwal proyek mereka serta merencanakan dan mengatur tugas mereka secara efisien
- Pengguna dapat membuat laporan tentang berbagai aspek proyek, seperti kemajuan tugas, anggaran, dan pemanfaatan sumber daya, sehingga memudahkan pelacakan kinerja proyek secara keseluruhan
- Menyediakan dasbor yang dapat disesuaikan sehingga memudahkan pengguna melacak kemajuan proyek mereka
- Menyediakan data keuangan real-time, memungkinkan pengguna membuat keputusan berdasarkan informasi mengenai alokasi sumber daya
- Kekurangan:
- Biaya dapat terhitung mahal dan bertambah dengan cepat untuk bisnis dengan tim besar atau bisnis dengan anggaran terbatas
- Fitur terbatas pada versi mobile
- Penyesuaian informasi yang cukup sulit dan dapat menjadi sebuah tantangan
- Tidak ada tampilan grafis Work Breakdown Structure (WBS)
Penutup
Dalam penentuan tools manajemen proyek, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu kebutuhan proyek atau aplikasi yang akan dibangun. Karena satu tool bisa baik untuk suatu proyek dan bisa juga tidak cocok untuk proyek lainnya. Namun, bagi seorang project manager, sangat wajib untuk memahami cara menggunakan banyak tools majamenen proyek agar pelaksanaan suatu proyek dapat berjalan dengan baik.
Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!
