Jika proyek Anda adalah sebuah motor, anggaran akan menjadi bahan bakarnya. Sama seperti kendaraan yang membutuhkan bahan bakar di tangkinya, proyek membutuhkan uang dan sumber daya agar dapat terus berjalan. Dan sebagai Project Manager, Anda bertanggung jawab untuk merencanakan dan menggunakan sumber daya tersebut dengan cara yang paling efektif—sehingga proyek Anda mencapai tujuan yang diinginkan dengan tepat waktu, tanpa kehabisan bensin.
Karena anggaran proyek sangat penting untuk memajukan pekerjaan, mengetahui cara membuat dan mengikuti rencana anggaran yang solid adalah salah satu keterampilan manajemen proyek terpenting yang dapat Anda kembangkan sepanjang karier Anda.
Apa itu Anggaran Proyek?
Anggaran proyek adalah rencana yang merincikan berapa banyak dana yang akan Anda belanjakan, untuk apa, dan kapan. Bila Anda membuat rencana anggaran terlebih dahulu dan menggunakannya untuk memantau pengeluaran selama proyek berlangsung, Anda dapat mengurangi kemungkinan kehabisan sumber daya atau melebihi anggaran—kejadian umum di banyak tempat kerja. Faktanya, responden dalam survei Project Management Institute tahun 2021 melaporkan bahwa dalam 12 bulan terakhir, hanya 62% proyek di organisasi mereka yang diselesaikan sesuai anggaran awal.
Penganggaran sebelum proyek dimulai akan membantu Anda menentukan ruang lingkup pekerjaan dan mengendalikan biayanya. Ini juga merupakan cara yang baik untuk menyampaikan rencana proyek Anda kepada para stakeholders dan mendapatkan dana yang Anda butuhkan, karena rencana pengeluaran yang terperinci membantu para pemberi persetujuan untuk dapat memahami bagaimana pengaruh biaya terhadap tujuan Anda. Dan seiring berjalannya proyek, Anda dapat menggunakan anggaran proyek sebagai dasar untuk membandingkan pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang dianggarkan dan meminimalisir biaya tambahan.
9 Langkah Membuat Anggaran Proyek
Menyusun anggaran proyek mungkin tampak sulit, tetapi Anda dapat melakukannya dengan mengikuti serangkaian langkah yang akan kami paparkan. Kami telah menjabarkan setiap bagian dari proses penganggaran di bawah ini.
1. Tetapkan Tujuan Proyek
Sasaran proyek adalah apa yang Anda rencanakan untuk dicapai pada akhir proyek Anda. Sasaran akan membantu Anda memahami arah pekerjaan, dan bertindak sebagai penunjuk arah saat Anda menyusun sisa rencana proyek Anda.
Sasaran terbaik didefinisikan dengan jelas, sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai tolok ukur untuk mengukur keberhasilan setelah proyek Anda selesai. Untuk menulis sasaran yang jelas, gunakan metodologi yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Misalnya, jika Anda mencoba meningkatkan pengunjung ke situs web Anda, Anda dapat menetapkan sasaran ini: “Pada akhir kuartal ini, tingkatkan traffic organik ke beranda situs web sebesar 10%.”
2. Tentukan Ruang Lingkup Proyek (Scope)
Setelah menetapkan tujuan, Anda dapat menentukan scope pekerjaan yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Ruang lingkup akan menetapkan batasan untuk proyek Anda, seperti pekerjaan apa yang akan Anda lakukan—atau tidak lakukan—dan tenggat waktu serta hasil yang ingin Anda capai. Saat menentukan ruang lingkup proyek, pertimbangkan hal berikut:
- Sumber daya yang tersedia: Sebelum Anda menentukan target, catat terlebih dahulu sumber daya yang tersedia untuk Anda. Jika Anda bekerja dengan batasan anggaran yang ketat atau terbatas, Anda mungkin perlu menyesuaikan hasil akhir yang ingin dicapai. Karena itu, penting untuk mengetahui batasan apa pun sebelum Anda membahas detail hasil akhir dan sumber daya yang dibutuhkan
- Batasan waktu: Apakah ada keterbatasan waktu untuk proyek ini, atau dapatkah Anda meluangkan waktu selama yang Anda perlukan? Jadwal proyek yang ketat dapat memengaruhi biaya sumber daya. Misalnya, Anda mungkin perlu membayar pekerja lepas jika Anda bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.
- Non-goals: Apa saja yang berada di luar ruang lingkup proyek? Akan sangat membantu jika Anda mengidentifikasi apa yang tidak ingin Anda capai, sehingga Anda dapat menghindari ruang lingkup dan potensi pengeluaran berlebihan.
Ingatlah bahwa ruang lingkup proyek adalah tentang menetapkan batasan. Ini membantu Anda memahami apa yang ingin Anda capai, jenis pekerjaan apa yang akan Anda lakukan, dan hasil apa yang ingin Anda capai.
3. Membagi Hasil Menjadi Sub-Dependencies (Ketergantungan)
Selanjutnya, buatlah daftar semua yang termasuk dalam ruang lingkup proyek Anda dan uraikan menjadi sub-dependencies. Misalnya, bayangkan salah satu hasil proyek Anda adalah menerbitkan posting blog. Anda dapat menguraikannya menjadi daftar item berikut:
- Draft blog
- Edit blog
- Membuat gambar design
- WordPress
- Bagikan di media sosial
Metode ini membantu Anda memasukkan biaya tersembunyi apa pun saat membuat anggaran. Misalnya, jika Anda hanya mencoba memperkirakan anggaran untuk menerbitkan posting blog secara keseluruhan, Anda cenderung mengabaikan biaya tambahan—seperti tarif per jam untuk editor lepas, atau harga posting media sosial berbayar.
Jika Anda lebih suka diagram daripada daftar, cobalah membuat Work Breakdown Structure (WBS). Alat visual ini membagi pekerjaan menjadi beberapa tingkatan, dimulai dengan tujuan utama di bagian atas dan bercabang ke hasil akhir dan sub-ketergantungan di bawahnya.
Baca juga: Work Breakdown Strcuture (WBS) dan Cara Penggunaanya.
4. Buat Daftar Sumber Daya yang Dibutuhkan
Setelah Anda menjabarkan semua hasil dan sub-dependencies, selanjutnya adalah mencantumkan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap item. Buatlah sespesifik mungkin, dan ingat bahwa “sumber daya” dapat berarti lebih dari sekadar staf atau peralatan—sumber daya juga dapat mencakup biaya tidak langsung seperti pelatihan atau tempat kerja fisik.
Untuk memulainya, berikut adalah beberapa kategori biaya proyek secara umum yang perlu dipertimbangkan:
- Anggota tim: Siapa yang Anda andalkan untuk mengerjakan tasks? Apakah mereka adalah staf tetap yang digaji, atau apakah Anda perlu mempekerjakan kontraktor tambahan yang dibayar per jam.
- Pengadaan: Apa yang perlu Anda lakukan untuk memperoleh sumber daya eksternal? Misalnya, Anda mungkin memerlukan anggota tim untuk meneliti produk atau tools terbaik untuk digunakan, berkomunikasi dengan tenaga penjualan, dan membeli alat.
- Pelatihan: Apakah anggota tim memerlukan waktu atau sumber daya untuk meningkatkan kemampuan? Pikirkan waktu yang dibutuhkan staf untuk melatih karyawan baru atau kursus yang diperlukan untuk mempelajari keterampilan baru.
- Peralatan: Peralatan apa saja yang dibutuhkan? Ini dapat mencakup hal-hal seperti monitor komputer tambahan, perangkat lunak desain, produk 3rd party atau bahkan layanan internet.
- Ruang: Di mana tim Anda akan bekerja? Misalnya, pertimbangkan apakah Anda memerlukan ruang rapat atau ruang meja untuk anggota tim baru,
- Riset: Data apa yang Anda butuhkan? Pikirkan apakah Anda akan mengandalkan informasi seperti riset pengguna, analisis web, atau polling.
- Layanan Profesional: Apakah Anda perlu menyewa pakar eksternal, seperti konsultan hukum atau pemasaran?
- Perjalanan: Apakah tim Anda memerlukan transportasi, penginapan, atau tunjangan untuk makan saat bepergian?
5. Perkirakan Jumlahnya
Pada dasarnya, anggaran adalah estimasi biaya. Namun, meskipun kita tidak dapat memprediksinya, ada beberapa metode yang dapat membantu Anda membuat estimasi seakurat mungkin. Anda tidak harus terpaku pada satu metode saja—Anda dapat menggunakan kombinasi pendekatan ini, tergantung pada situasi proyek Anda.
Berikut adalah beberapa teknik estimasi yang dapat Anda gunakan:
Perkirakan dan Jumlahkan Biaya Setiap Bagiannya
Sering disebut estimasi bottom-up, ini adalah pendekatan terbaik jika Anda tahu persis hasil akhir dan sub-dependencies apa yang akan menjadi bagian dari proyek Anda saat ini. Jika Anda telah membuat struktur rincian pekerjaan, Anda sudah siap untuk menggunakan metode ini.
Untuk menutupi dasar-dasarnya, Anda juga dapat membandingkan estimasi biaya Anda dengan salah satu metode ini—misalnya, Anda dapat mencatat bagaimana anggaran dibelanjakan untuk proyek sebelumnya yang serupa.
Bekerja Secara Mundur dari Jumlah yang Telah Ditetapkan
Dalam pendekatan ini, Anda memulai dengan jumlah anggaran tetap dan membaginya menjadi hasil akhir atau milestones. Meskipun cara ini bisa jadi agak rumit—terutama jika Anda belum mengetahui berapa biaya hasil akhir proyek—ini bisa membantu jika Anda perlu menentukan tujuan apa yang dapat dicapai dengan anggaran terbatas.
Jika Anda perlu menggunakan metode ini, cobalah menggabungkannya dengan salah satu opsi berikut. Misalnya, setelah Anda menentukan apa yang dapat Anda capai, gunakan pendekatan bottom-up untuk memastikan tidak ada bagian penting yang terlewat.
Bandingkan Anggaran dari Proyek Serupa
Proyek-proyek sebelumnya merupakan tambang emas yang bernilai, karena merupakan catatan nyata mengenai pengeluaran yang sesuai (atau tidak sesuai) dengan rencana. Dengan demikian, proyek-proyek tersebut dapat membantu Anda melihat biaya-biaya yang mungkin terlewatkan, atau bagaimana keadaan yang tidak terduga dapat memengaruhi pengeluaran. Jika memungkinkan, lihat apakah Anda dapat memikirkan “pelajaran apa yang dapat dipetik” dari proyek serupa di masa lalu.
Pertimbangkan Skenario yang Berbeda
Estimasi bisa jadi sulit untuk proyek yang rumit dengan berbagai kemungkinan mengenai hasilnya. Misalnya, jika Anda merencanakan acara outdoor pada bulan April, biayanya bisa bervariasi tergantung pada cuaca—Anda mungkin memerlukan tenda atau kipas angin untuk mengurangi panas yang tak terduga, pemanas jika cuaca terlalu dingin, atau tempat indoor jika hujan.
Dalam kasus ini, ada baiknya untuk memperkirakan pengeluaran untuk masing-masing skenario ini. Bergantung pada fleksibilitas anggaran Anda, Anda dapat bermain aman dan merencanakan skenario yang paling mahal. Atau, Anda dapat menghitung pengeluaran yang diharapkan untuk kondisi terburuk, terbaik, dan paling mungkin—lalu mengambil rata-rata dari ketiganya.
6. Sisihkan Dana Darurat
Terkadang, hal yang tidak terduga dapat terjadi. Peralatan rusak, jadwal berubah, dan pandemi yang terjadi sekali dalam seabad membuat segalanya sedikit lebih sulit. Atau, Anda mungkin menemukan peluang yang tidak terduga selama proyek Anda—seperti peluang untuk membeli aset bisnis dengan biaya yang lebih rendah. Keberadaan dana darurat bisa memberi Anda anggaran tambahan saat rencana berubah. Rekomendasi umumnya adalah menyisihkan 5-10% dari total anggaran Anda untuk dana darurat.
Penganggaran adalah proses estimasi, jadi Anda harus selalu menyertakan dana darurat. Dan jika Anda telah membuat anggaran yang 100% akurat dan tidak memerlukan dana tambahan, Anda dapat meningkatkan laba bersih perusahaan Anda dengan dana yang tersisa.
7. Susun Anggaran Anda
Pada titik ini, Anda telah mengidentifikasi semua hasil proyek, mengalokasikan sumber daya, dan memperkirakan biaya. Sekarang, saatnya untuk membuat dokumen anggaran yang sebenarnya. Berikut ini beberapa komponen utama yang harus disertakan:
- Rincian item untuk setiap hasil yang diserahkan, dan sumber daya yang dibutuhkan—ditambah perkiraan biaya untuk masing-masingnya.
- Sebuah Timeline yang menjelaskan kapan Anda akan membutuhkan setiap sumber daya, dan kapan Anda berencana untuk membelanjakan dana.
- Orang yang bertanggung jawab atas setiap komponen anggaran. Misalnya, Anda mungkin mencatat bahwa asisten editor Anda bertanggung jawab untuk melacak jam kerja dan faktur freelancer.
- Dokumentasi yang jelas mengenai anggaran perusahaan yang akan Anda gunakan untuk setiap pos pengeluaran. Misalnya, Anda dapat menggunakan anggaran departemen pemasaran untuk membuat iklan video, dan anggaran departemen TI untuk pemutakhiran komputer.
- Total pengeluaran untuk keseluruhan proyek Anda. Jika berlaku, sertakan total masing-masing anggaran untuk setiap departemen yang akan Anda libatkan atau gunakan.
- Tempat untuk melacak biaya aktual vs. biaya yang dianggarkan setelah proyek Anda dimulai.
8. Buat Rencana untuk Memantau Pengeluaran
Anggaran hanya akan berguna jika Anda menaatinya. Rencanakan terlebih dahulu seberapa sering Anda akan mengawasi biaya aktual vs. biaya yang dianggarkan, sehingga Anda dapat mengurangi potensi masalah sebelum menjadi terlalu besar. Anda juga dapat memutuskan sejak awal apa yang akan Anda lakukan jika anggaran Anda melebihi (atau kurang).
Manfaatkan alat Project Management seperti Jira, ClickUp dan sebagainya yang memungkinkan Anda berbagi, mengelola, dan melacak anggaran secara real-time.
9. Dapatkan Persetujuan dari Stakeholders Utama
Sekarang, setelah Anda memiliki rencana anggaran proyek, waktunya untuk membagikannya dengan para stakeholders proyek dan meminta persetujuan. Untungnya, rencana terperinci yang telah Anda buat akan memberikan gambaran yang sangat jelas kepada para pemberi persetujuan tentang bagaimana setiap item anggaran akan berpengaruh terhadap tujuan proyek Anda.
Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!
