Rapat adalah bagian penting dari proyek—di sinilah keputusan dibuat dan anggota tim saling berhubungan. Meskipun rapat adalah langkah kunci untuk membuat keputusan yang baik, ide dan item tindakan bisa hilang Jika tidak ada yang bertanggung jawab secara jelas untuk mencatat hal-hal penting yang didiskusikan dalam rapat tersebut.
Cara terbaik untuk memastikan informasi dan konteks penting terdokumentasi adalah dengan membuat catatan rapat dan mencatat notulen rapat. Kami akan menjelaskan kedua jenis dokumen tersebut dalam artikel ini.
Catatan Rapat dan Notulen Rapat, Apa Perbedaanya?
Apa itu Catatan Rapat (Meeting Notes)?
Catatan rapat adalah poin-poin informasi penting yang Anda catat selama rapat. Catatan rapat yang baik membantu Anda mengingat detail penting dari rapat serta item-item tindakan yang perlu Anda atau anggota tim lainnya selesaikan sebelum rapat berikutnya.
Catatan rapat tidak memiliki struktur atau format yang baku, dan teknik pencatatan bisa bervariasi tergantung pada preferensi individu.
Apa itu Notulen Rapat (Meeting Minutes/Minutes of Meeting)?
Notulen rapat adalah format pencatatan yang formal yang dapat digunakan sebagai dokumen resmi oleh auditor atau dalam proses pengadilan. Notulen rapat memiliki struktur tertentu mengenai apa yang perlu disertakan. Persyaratan tersebut meliputi:
- Tanggal dan waktu rapat, serta waktu mulai dan waktu selesai rapat.
- Nama-nama peserta rapat dan individu yang diundang tetapi tidak dapat hadir.
- Topik yang dibahas selama rapat.
- Keputusan penting yang diambil, seperti hasil pemilihan, dan usulan yang diterima atau ditolak, serta tanggal dan waktu rapat berikutnya.
- Item-item tindakan untuk rapat berikutnya.
Istilah “Meeting Minutes” berasal dari frasa Latin minuta scriptura, yang berarti “catatan kecil.” Meskipun bisa berguna untuk mencatat notulen secara langsung selama rapat, tujuan utama bukanlah mencatat setiap menit atau setiap pembicaraan yang terjadi.
Catatan Rapat vs Notulen Rapat
Jika Anda seorang project manager, kemungkinan besar Anda akan menggunakan catatan rapat biasa. Untuk situasi seperti rapat awal proyek, perencanaan proyek, atau rapat informal 1:1, dengan catatan saja sudah cukup memadai.
Saat Anda menghadapi rapat yang lebih formal yang perlu dicatat dan didokumentasikan, seperti hearing publik atau rapat perusahaan, maka notulen rapat lebih cocok.
Manfaat Mencatat Notulen Rapat yang Baik
Notulen rapat dapat dibuat dalam berbagai bentuk, dan ada beberapa manfaat dari membuatnya, terlepas dari metode mana yang Anda pilih. Berikut adalah beberapa alasan mengapa catatan rapat dapat memberikan lebih banyak kejelasan bagi tim Anda.
1. Mendokumentasikan Keputusan
Sementara beberapa orang memiliki ingatan yang sangat tajam, orang lain mungkin cepat lupa tentang keputusan apa yang dibuat dalam rapat tim. Membuat catatan tertulis memungkinkan anggota tim untuk merujuk kembali ke keputusan yang dibuat pada waktu tertentu. Notulen rapat juga membantu menjaga akuntabilitas dan bisa berguna untuk dirujuk di kemudian hari dalam proyek.
Salah satu cara untuk memastikan bahwa semua anggota tim dapat merujuk catatan di kemudian hari adalah dengan menyimpannya di tempat yang ditentukan sebagai source yang resmi. Mengumpulkan semua catatan rapat dan agenda di tempat yang sama dapat membantu memberikan konteks penting terhadap percakapan jika ada seseorang yang absen dan ingin mengejar ketertinggalan.
2. Menawarkan Keikutsertaan Secara Asinkron
Jika beberapa anggota tim tidak dapat menghadiri rapat, membagikan catatan rapat sebelumnya dapat membantu mereka mengikuti perkembangan sambil tetap memungkinkan mereka memproses keputusan rapat pada waktu mereka sendiri. Beberapa anggota tim mungkin tidak memiliki kemampuan untuk berpartisipasi karena bentrok jadwal, tetapi membagikan catatan rapat memberi mereka kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan secara asinkron.
3. Meningkatkan Ingatan
Psikolog Jerman, Hermann Ebbinghaus melakukan beberapa eksperimen awal tentang memori dan ingatan pada tahun 1895. Dalam studi ini, ia mengembangkan “kurva pelupaan”, yang menunjukkan bagaimana informasi hilang dengan cepat seiring waktu jika tidak ada usaha untuk mempertahankan informasi tersebut.
Pencatatan yang efektif dapat membantu Anda mengingat informasi dengan lebih cepat, karena informasi tersebut dipertahankan seiring waktu. Semakin sering Anda berinteraksi dengan catatan—seperti membaca catatan rapat sehari setelahnya—semakin besar kemungkinan Anda untuk mengingat keputusan yang dibuat selama rapat tersebut.
Apa yang Harus Disertakan Dalam Catatan Rapat Anda
Saat membuat template catatan rapat, penting untuk menyertakan elemen-elemen kunci yang akan membuat catatan Anda efektif dan dapat ditindaklanjuti. Berikut adalah komponen utama yang perlu dipertimbangkan:
1. Item Agenda dan Poin Diskusi
Mulailah dengan mencantumkan item agenda yang dibahas dalam rapat tim. Ini membantu menyusun catatan Anda dan memastikan Anda tidak melewatkan topik penting. Di bawah setiap item agenda, catat poin diskusi utama, soroti informasi kunci dan keputusan yang diambil.
2. Item Tindakan dan Langkah Berikutnya
Identifikasi dengan jelas item tindakan apa pun yang muncul selama rapat. Catat tugas, orang yang bertanggung jawab, dan tanggal deadline-nya. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang menyadari tanggung jawab mereka dan langkah-langkah berikutnya ke depan. Menggunakan alat manajemen proyek seperti Jira dapat membantu Anda menugaskan dan melacak item tindakan ini dengan efektif.
3. Ide, Keputusan, dan Hal-hal Penting yang Diambil
Catat setiap ide, keputusan, dan hal-hal penting dari rapat. Catatan ini akan menjadi titik referensi untuk diskusi mendatang dan membantu para pemangku kepentingan tetap mendapat informasi. Pastikan untuk menyoroti terobosan besar atau momen-momen penting dalam rapat.
Cara Membuat Catatan Rapat
Membuat catatan rapat yang efektif membutuhkan persiapan, mendengarkan dengan aktif, dan dokumentasi yang terorganisir. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat catatan rapat yang baik:
Langkah 1: Persiapkan Diri Sebelum Rapat
Tinjau agenda rapat sebelumnya dan kenali topik-topik yang akan dibahas. Ini akan membantu Anda fokus pada poin-poin penting selama rapat. Siapkan alat pencatat Anda, apakah itu buku catatan fisik, Google Doc, atau aplikasi lainnya.
Langkah 2: Catat Informasi Penting Selama Rapat
Saat rapat berlangsung, catat detail penting, keputusan, dan item tindakan. Jangan mencoba menulis kata demi kata; sebaliknya, fokuslah pada esensi diskusi. Jika Anda menggunakan alat digital, Anda dapat memanfaatkan fitur seperti transkripsi atau bantuan AI untuk membantu mencatat percakapan dengan akurat.
Langkah 3: Atur dan Format Catatan Rapat
Setelah rapat, luangkan beberapa menit untuk meninjau dan merangkum catatan Anda. Gunakan judul, poin-poin penting, dan format yang memudahkan pembacaan dan navigasi informasi. Jika Anda menggunakan alat pencatatan kolaboratif, pastikan catatan tersebut terstruktur dengan jelas dan dapat diakses oleh semua anggota tim.
Langkah 4: Tinjau dan Bagikan Catatan Rapat
Sebelum membagikan catatan, periksa kembali keakuratan dan kejelasannya. Tambahkan detail atau konteks yang mungkin berguna bagi peserta rapat. Setelah selesai, bagikan catatan tersebut kepada semua pemangku kepentingan yang relevan, menggunakan alat seperti Slack, Microsoft Teams, atau Google Meet untuk mendistribusikannya dengan efisien. Pertimbangkan untuk mengatur notifikasi atau pengingat untuk tugas dan item tindakan lanjutan.
9 Tips Efektif untuk Membuat Catatan Rapat yang Lebih Baik
Catatan rapat yang bagus dapat membantu Anda tetap fokus pada tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti dan pencapaian utama. Setiap diskusi penting yang terjadi akan didokumentasikan dalam catatan rapat Anda sehingga anggota tim dapat merujuknya kembali di kemudian hari. Berikut adalah beberapa tips tentang cara membuat catatan rapat yang baik.
1. Pilih Metode Pencatatan Yang Sesuai Untuk Anda
Ada beberapa metode pencatatan yang berbeda, dan penting untuk menemukan yang paling sesuai dengan peran Anda dan gaya belajar pribadi Anda. Beberapa metode pencatatan yang paling umum meliputi:
- Metode Cornell: Dalam metode Cornell, catatan Anda berbentuk dua kolom: satu kolom kecil di sebelah kiri dan kolom yang lebih besar di sebelah kanan. Kolom kiri menyoroti poin-poin penting dari rapat, sementara kolom kanan berisi detailnya. Mencatat ide utama di sebelah kiri dan detail yang lebih rinci di sebelah kanan dapat membantu Anda tetap terorganisir saat percakapan bergeser.
- Metode Outline: Idealnya, tim Anda terlebih dahulu membagikan agenda rapat sebelumnya. Jika ya, gunakan itu sebagai kerangka untuk catatan Anda. Daftarkan poin-poin utama dan item agenda, lalu buat catatan di bawah masing-masing saat rapat berlangsung.
- Metode Quadran: Pisahkan catatan Anda menjadi empat kuadran yang berbeda, dan beri label masing-masing bagian sebagai catatan umum, item tindakan untuk diri sendiri, item tindakan untuk anggota tim lainnya, dan pertanyaan. Di bagian catatan umum, catat poin-poin penting dan detail penting dari rapat. Sisa kuadran dicadangkan untuk item yang sesuai dengan kategori tersebut.
- Metode Slide: Jika rapat Anda berupa presentasi, tanyakan kepada pembicara apakah mereka bersedia membagikan slide presentasi kepada Anda sebelumnya. Anda kemudian dapat menambahkan catatan ke slide tertentu saat pembicara sedang melakukan presentasi.
2. Tinggalkan Laptop—Gunakan Pena Dan Kertas
Penelitian menunjukkan bahwa mencatat dengan tangan lebih baik untuk mengingat informasi konseptual dalam jangka panjang. Saat membuat catatan rapat, Anda lebih cenderung fokus pada poin-poin penting dari rapat karena hampir tidak mungkin untuk menulis semuanya kata demi kata. Tidak membawa laptop juga mencegah multitasking selama rapat tim.
3. Jangan Menyalin Semuanya Secara Verbatim
Mencoba menyalin catatan rapat kata demi kata hanya membuang waktu dan energi. Sebuah rapat terdiri dari banyak percakapan, tetapi tidak setiap bagian dari percakapan diperlukan bagi mereka yang membaca catatan rapat di kemudian hari. Tuliskan poin-poin penting yang dibahas, hasil keputusan, dan langkah selanjutnya sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang paling penting dan dapat ditindaklanjuti.
Jika Anda menulis dengan tangan, gunakan singkatan, simbol, akronim, atau kependekan untuk mencatat frasa atau ide umum dengan cepat. Buat legenda atau kunci agar Anda tahu apa arti singkatan Anda nanti.
4. Gunakan Template Catatan Rapat
Baik Anda menggunakan template catatan rapat atau template notulen rapat, menggunakan template yang sudah jadi dapat membantu mempercepat pencatatan Anda, sehingga Anda tidak perlu menyiapkan atau memformat saat sedang berlangsung. Siapapun yang mengambil catatan, semua catatan rapat Anda akan mengikuti struktur yang konsisten dan semua anggota tim akan tahu informasi apa yang diharapkan.
5. Tunjuk Pencatat Khusus untuk Rapat
Jika Anda memimpin rapat, mungkin sulit untuk mencatat dan memfasilitasi diskusi secara bersamaan. Mintalah anggota tim untuk khusus menjadi pencatat di rapat tersebut. Untuk rapat berulang, rotasikan pencatat yang ditunjuk sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam percakapan.
6. Gunakan Perangkat Lunak Perekaman
Dengan banyak tim yang bekerja jarak jauh (remote), terkadang lebih mudah merekam dan membagikan rekaman suara/video daripada menulis catatan rapat. Gunakan integrasi seperti Zoom + Alat manajemen proyek apapun untuk mentranskripsikan percakapan sehingga anggota tim dapat membacanya nanti. Membaca transkripsi memungkinkan Anda memilah percakapan biasa dari poin-poin penting dan item tindakan secara sekilas.
Beritahukan semua orang bahwa mereka akan direkam dan untuk apa rekaman tersebut akan digunakan sebelum rapat dimulai. Bagikan rekaman dan transkrip di lokasi terpusat yang dapat diakses oleh seluruh tim.
7. Soroti Poin-Poin Penting untuk Ditindaklanjuti
Jika seseorang mengangkat bahasan sesuatu yang mungkin memerlukan tindak lanjut nantinya, pastikan untuk menulis nama mereka pada saat itu. Dengan cara ini, jika Anda memiliki pertanyaan atau perlu menindaklanjuti dengan mereka nanti, Anda tahu persis siapa yang harus diajak bicara tentang topik ini.
Teknik ini juga berguna jika dua pemangku kepentingan tidak setuju pada suatu topik. Dengan mendokumentasikan pendapat mereka berdua, Anda dapat menggunakan argumen tersebut sebagai dasar untuk keputusan yang akhirnya Anda buat.
8. Bagikan Layar Anda Sehingga Semua Orang Dapat Melihat Catatan Anda
Jika Anda bekerja dalam tim yang tersebar atau bekerja jarak jauh, Anda mungkin sering berada di konferensi video. Membagikan layar Anda saat mencatat dapat bermanfaat bagi anggota tim Anda. Jika Anda melewatkan sesuatu, tim Anda dapat membantu menambahkan poin secara real-time.
9. Bagikan Catatan Rapat Anda dengan Semua Peserta
Menindaklanjuti setelah rapat adalah cara yang baik untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki kejelasan tentang keputusan yang dibuat. Jika ada yang melewatkan rapat, mereka dapat mengikuti secara asinkron dengan membaca catatan rapat Anda. Selain itu, jika ada poin yang terlewatkan, tim Anda memiliki kesempatan untuk menambahkannya ke dalam catatan tindak lanjut.
Saat Anda menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan setelah rapat, pastikan dokumen tersebut mudah dibagikan dan diakses. Bekerjasamalah dengan tim Anda untuk membuat rencana komunikasi sehingga semua orang tahu persis di mana informasi ini disimpan dan bagaimana mengaksesnya di kemudian hari.
Cara Mengubah Catatan Rapat Menjadi Item Tindakan
Rapat yang produktif, baik itu rapat virtual atau tatap muka, menghasilkan item tindakan yang jelas dan langkah selanjutnya. Berikut cara untuk menyederhanakan proses mengubah catatan rapat Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti:
- Pastikan format catatan rapat Anda mencakup bagian khusus untuk item tindakan.
- Tinjau catatan Anda setelah rapat dan ekstrak semua item tindakan. Jelaskan secara spesifik apa yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan tenggat waktunya.
- Komunikasikan item tindakan tersebut kepada semua peserta rapat melalui email atau platform kolaborasi tim Anda.
Contoh: Setelah rapat direksi, tinjau pencatatan rapat Anda dan identifikasi item tindakan seperti “Herman harus menyiapkan laporan keuangan Q2 sebelum 12 Juni” atau “Putri harus mempresentasikan strategi pemasaran baru pada rapat direksi berikutnya.”
Gunakan Catatan Rapat untuk Membangun Basis Pengetahuan
Catatan rapat Anda mengandung informasi dan wawasan berharga yang dapat bermanfaat bagi tim Anda–jauh setelah rapat berakhir. Dengan menggunakan catatan Anda untuk membangun basis pengetahuan, Anda:
- Menangkap diskusi penting, keputusan, dan pelajaran yang dipetik dari berbagai jenis rapat, seperti sinkronisasi tim mingguan atau rapat virtual di platform Windows atau Mac.
- Menciptakan repositori informasi yang dapat dicari dengan menyimpan catatan rapat di lokasi terpusat, seperti drive bersama atau wiki.
- Memungkinkan anggota tim belajar dari pengalaman masa lalu dan menghindari kesalahan yang berulang.
- Mendorong budaya berbagi pengetahuan dan pembelajaran berkelanjutan.
Untuk menyederhanakan alur kerja pencatatan, pertimbangkan menggunakan alat rapat berbasis AI atau layanan transkripsi otomatis untuk menangkap catatan. Integrasikan alat ini ke dalam alur kerja tim Anda untuk mengotomatisasi pencatatan rapat dan memudahkan pembangunan basis pengetahuan dari waktu ke waktu.
Contoh: Jika tim Anda mengadakan rapat virtual reguler untuk membahas pembaruan proyek, Anda dapat menggunakan alat berbasis AI untuk mentranskripsi percakapan dan secara otomatis meringkas serta menyimpan catatan tersebut di basis pengetahuan Anda. Ini menghemat waktu dalam pencatatan rapat manual dan memastikan informasi berharga tertangkap dan dapat diakses oleh semua anggota tim.
Dengan memanfaatkan catatan rapat Anda sebagai alat pembangunan pengetahuan, Anda menciptakan sumber daya yang berharga yang mendukung pertumbuhan dan kesuksesan tim Anda dari waktu ke waktu.
Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!
